接待原則

校外賓國合業務區域統籌

統籌 負責區域 聯絡電話 Email
張華玲 綜理訪賓出訪股業務 3366 2007 # 216 lindahualing@ntu.edu.tw
黃子瑜 美洲、非洲 3366 2007 # 223 tzuyu@ntu.edu.tw
楊育儒 亞洲(不含陸港澳)、大洋洲 3366 2007 # 227 yuruyang@ntu.edu.tw
袁琳雲 陸港澳 3366 2007 # 218 vivianyuan@ntu.edu.tw
劉瑀恬 歐洲 3366 2007 # 217 dianaliu@ntu.edu.tw

本校係學術研究機構,為精實學術交流品質,恕不受理旅行社等具商業行為之公司行號接洽外賓來訪業務,請諒察。

一、定義

國際訪賓為代表境外學術機構前來本校進行短時學術合作訪問者,原則上為半日。
本校人員如需參考接待國際外賓相關校內資源彙整,請參考專屬網頁

二、訪問案來源

除非自行邀請者,國際訪賓來訪訊息大體上來自外交部、教育部、國科會、駐臺機構、來訪學術機構、校內其他單位及國內他校等,以公文、電子郵件、電話及傳真等方式通知。

三、開案準則及本校分工原則

國際訪賓接待工作需消耗本校相關資源,在人力有限下,故開案與否,需審慎評估。評估點為:來訪者是否基於共同利益,真誠推動未來雙邊實質合作及加強姐妹校關係。且基於實際作業考量,若有以下情形者,以不接待為原則:

  • 觀光性質濃厚。
  • 無具體合作可能性。
  • 非姐妹校。
  • 長官已另有行程。
  • 通知時距來訪時間為五〈含〉個工作天以內。

由校內初步受理窗口依以下原則進行校內協商,以決定主政單位。

1. 若訪賓為學生團體:

(1)關乎學術:由相關院系所主政。
(2)關乎學生社團:由學生事務處主政。

2. 若訪賓為非學生身分,則依來訪主要目的,決定主政單位:

(1)來者若為行政屬性:

  • a. 跨行政單位、校長或副校長等一級行政主管來訪,由國際事務處主政。
  • b. 除教務處、學務處、總務處及研發處等一級行政主管來訪,由國際事務處統籌逕自評估接待與否,並主政,其餘由各單位自行評估並主政。

(2)來者若為學術屬性:

  • a. 單一系所或相關領域之拜訪,由該系所主政。
  • b. 單一院或單一院內跨系所或相關領域之拜訪,由該院主政。
  • c. 跨院拜訪由國際事務處主政。

若訪賓由不同身分人士組成或有特殊目的,則另由初步受理窗口另行協調。

四、作業事項

國際訪賓來訪之作業繁雜,至少包括資料搜集、行程安排、後勤行政、接待及結案等五大部份。

1. 資料搜集

為求行程安排臻至妥善,主政單位應權衡狀況主動搜集以下資料:

  • 訪賓個人資料:含簡歷、來訪使用語言、接觸臺灣或本校之經驗;
  • 所屬機構:含機構簡介、與本校之交流紀錄;
  • 訪賓來臺期間、目的及邀請單位;
  • 訪賓來訪本校之日期、時間、陪同人員、交通方式、行程特殊需求;若有必要時安排餐會,尚需瞭解訪賓有無特別之飲食偏好或禁忌;
  • 與訪賓個人或所屬機構有關係之本校單位或師生個人名單如校友;
  • 本校未來可與該訪賓或機構發展之合作關係;
  • 其他必要之資料。

2. 行程安排

綜合判斷所搜集之資料,初步規劃行程內容、接待單位、時間及地點,協調聯繫各相關單位後,由主政單位回報代表外賓之聯絡窗口後定案。

行程內容可為人員拜訪、單位參訪、校園參訪、座談、演講、課堂觀摩、餐敍或簽約典禮,可為單一或為複合型式。安排時,可參考以下:

  • 行政首長會面:會面時間以三十分鐘為原則。
  • 校園參訪:訪客中心可支援專業中、英文導覽,需在最短兩個星期之前上訪客中心網站登記,並填入相關資料(人數、機構、欲參觀時間與設施等)。時間長短以三十分鐘為原則。
  • 校園設施參訪:
    a. 圖書館:備有專業中、英文導覽,安排時間約三十分鐘,若有參觀特藏需要,時間為五十分鐘。需事先電話預約,並提供書面相關資料。
    b. 校史館:備有專業中、英文導覽,安排時間約三十分鐘。需事先電話預約,並提供書面相關資料。每週二休館。
    c. 人類學博物館:備有專業中、英文導覽,安排時間約三十分鐘。需事先電話預約,並以電子郵件或書面提供相關資料。
    d. 體育館:逕洽管理單位,僅有中文導覽。
    e. 學生活動中心:逕洽管理單位,僅有中文導覽。
  • 餐宴:有必要時,需事先安排處理經費、場地、參與人、座位安排、來回交通、菜單,必要時製作餐卡、名牌、座位表、歡迎海報。當日可安排人員負責迎接導引者佳。
  • 座談、演講:有必要時,需事先處理場地、設施設備、議程、宣傳等;必要時需製作書面資料、名牌、海報、攝影或紀錄。
  • 簽約典禮:需事先安排場地、流程、參與人、合約、海報、名牌製作、現場工作人員分工及禮物等,視需要處理傳媒文宣。

3. 後勤行政

  • 文書處理
    於行程安排定案後,主政單位原則上至遲應於五個工作日前簽陳,由最高接待長官核定。行程內所涉及單位,可自行判斷,最高原則是時效之掌握。
  • 各式書面表單製作
    視需要製作行程表、歡迎海報、活動海報、會議資料、名牌、餐卡、座位表等。
  • 本校簡介及贈禮預備
    通知受訪單位或由主政單位自行預為準備提供來賓之簡介資料。
  • 交通安排
    需確認有無代為接送、叫車、放行大型遊覽車暫停於大門空地等需求。需注意,總務處日前表示除特殊情況如天候不佳、外賓行動不便等外,大於九人座車輛之大型遊覽車禁止駛入校園,僅能在大門空地暫停十分鐘供外賓上下車,並提早三日前向總務處事務組申請。
  • 場地確認
    事前確認場地可使用無誤,並需儘速申請借用,同時在會前預為適當之佈置、清潔。

4. 接待

  • 當日工作人員宜注意服裝、儀態及態度,確認備妥無誤後,準時到約定地點迎接導引。必要時,於過程中進行解說、紀錄或照相。

5. 結案

五、 參考範例

更新時間: 2017 / 09 / 12